Rivista "IBC" XVII, 2009, 3
Dossier: Gli archivi fanno sistema
biblioteche e archivi, dossier /
La II Conferenza nazionale degli archivi - che si terrà a Bologna dal 19 al 21 novembre 2009, a più di dieci anni dalla prima, tenutasi a Roma nel luglio 1998 - oltre a offrire un'importante occasione di ampio confronto sulle tematiche e i progetti in agenda presso la comunità archivistica nazionale, è la sede di presentazione del Sistema archivistico nazionale (SAN). La realizzazione di questo progetto, improntata all'interoperabilità con i sistemi informativi già operanti sulla scena nazionale, è stata avviata dalla Direzione generale archivi del Ministero per i beni e le attività culturali con la collaborazione di Regioni e autonomie locali, chiamate a far parte, insieme a esperti tecnici, dei gruppi di lavoro istituiti per definire le regole tecniche per la costituzione, all'interno del SAN, del catalogo delle risorse archivistiche. Questo dossier - riprendendo e aggiornando un analogo confronto pubblicato nel 2001 ("Bollettino d'informazioni CRIBeCu"), durante i lavori per la costituzione del Sistema informativo unificato delle soprintendenze archivistiche - presenta le attuali linee di intervento e i futuri scenari che si prospettano nella costruzione dei sistemi archivistici regionali e territoriali, che al SAN aderiranno.
L'approdo regionale sul web delle risorse informative sugli archivi storici si è concretizzato in Emilia-Romagna più recentemente rispetto ad altre analoghe realizzazioni, sia di ambito regionale che nazionale, già da qualche anno fruibili on-line. Assai meno recente, in questa regione, è invece la trama di iniziative che stanno alla base degli esiti attuali e che ne costituiscono i presupposti per futuri sviluppi. Nel lavoro ormai ultratrentennale di costruzione reale, non virtuale, di un sistema regionale degli istituti e dei beni culturali in Emilia-Romagna, l'organizzazione archivistica si è sviluppata traendo non pochi punti di forza dalla radicata consuetudine alla programmazione concertata (tra Regione, comuni e province), alla sussidiarietà e alla cooperazione interistituzionale, affermatesi fin dagli anni Ottanta in questa regione soprattutto nell'esperienza di costruzione dell'organizzazione bibliotecaria. Con questi presupposti, l'introduzione di standard e obiettivi di qualità per il funzionamento degli istituti culturali, a cui l'attuale legge regionale in materia di biblioteche, archivi storici e musei subordina i finanziamenti, costituisce l'evoluzione normativa che ha dato nuovo impulso alla costruzione di un sistema regionale specialmente impegnato nel consolidamento e nella qualificazione della rete delle strutture e dei servizi sul territorio, oltre che nella salvaguardia e nella valorizzazione del patrimonio documentario.
Nel processo di elaborazione degli strumenti e delle modalità di applicazione della normativa regionale su standard e obiettivi di qualità per gli archivi storici, la definizione dei contenuti, il censimento delle strutture conservative e dei patrimoni documentari, la formazione degli operatori sul territorio, l'implementazione della base dati e lo sviluppo del sistema informativo web based per il monitoraggio e l'aggiornamento annuale, costituiscono le fasi operative di un percorso condiviso con enti locali, istituzioni e comunità archivistica. Norme e contenuti, infatti, sono stati condivisi in sede di elaborazione e dunque riconosciuti come linee guida da adottare per la conservazione del patrimonio documentario, per la predisposizione di sedi adeguate e di qualificati servizi di fruizione. Il censimento ha poi restituito una fotografia capillare, approfondita e omogenea nei criteri di rilevazione, i cui dati sono gestiti con il concorso attivo di Comuni, Province, Regione, nel rispetto di ruoli e competenze distinti, ovvero, rispettivamente, di soggetti conservatori, enti di coordinamento territoriale e amministratore del sistema. L'ampio programma di formazione organizzato con le Province su tutto il territorio regionale per gli operatori degli enti locali referenti degli archivi storici ha gettato le basi per una partecipazione attiva e progressivamente più autonoma al sistema, utilizzabile non solo come strumento di autoaggiornamento e autovalutazione, ma anche di programmazione degli interventi sul patrimonio documentario e sulle strutture. Le Province sono state inoltre specificamente formate e abilitate al monitoraggio e alla verifica dei dati relativi ai soggetti conservatori residenti nei rispettivi territori.
È poi proseguita l'attività di inventariazione con gli interventi diretti regionali, la cui realizzazione, sempre improntata all'applicazione di metodologie e standard descrittivi, si è più recentemente indirizzata (sia per la gestione che per la consultazione on-line delle basi dati) all'uso di soluzioni tecnologiche web based avanzate nell'uso di standard per la conservazione e l'interoperabilità dei dati. Sul sito web dell'Istituto per i beni culturali della Regione Emilia-Romagna (IBC), nel portale IBC Archivi, stanno pertanto confluendo le nuove basi dati inventariali, gli inventari prodotti dalla più che ventennale attività della Soprintendenza per i beni librari e documentari, e i dati via via aggiornati provenienti dal censimento CAStE-R sui servizi e le condizioni di accesso degli archivi storici di ente locale, sul patrimonio documentario e le risorse informative (archivi.ibc.regione.emilia-romagna.it).
Con queste prerogative e con l'obiettivo di promuovere una politica di conservazione attiva delle comunità locali verso i propri archivi storici, anche favorendo iniziative autonome e qualificate al di là degli interventi previsti nella programmazione regionale, la nuova piattaforma è stata messa a disposizione degli enti nelle componenti applicative per l'inventariazione o la migrazione dei dati descrittivi, se prodotti con altri applicativi, la digitalizzazione dei complessi documentari e la pubblicazione on-line. Contemporaneamente sono state elaborate e messe a disposizione della comunità archivistica regionale linee guida per la gestione delle descrizioni archivistiche e, nell'intento di contribuire tramite l'uso di IBC-xDams a una sempre più larga condivisione di standard descrittivi e metodologie operative, in collaborazione con l'Archivio di Stato di Bologna e con le Province si organizzano da tre anni, sul territorio, corsi di formazione sugli standard e gli strumenti descrittivi. I corsi, giunti alla quinta edizione, hanno visto la partecipazione di un centinaio di archivisti professionisti e di circa 200 operatori di ente locale.
La strategia di ampliamento della rete regionale degli archivi storici, fondata sulla condivisione di metodologie, sulla razionalizzazione delle opzioni tecnologiche e l'apertura ai sistemi locali per una piena e autonoma accessibilità alle risorse informative, è inoltre funzionale alla ricerca di un coordinamento progettuale con la molteplicità dei soggetti, istituzionalmente preposti e non, attivi nella produzione inventariale. Tramite IBC Archivi, per esempio, sono in corso le attività di inventariazione di "ArchiviaMO", progetto triennale finanziato dalla Fondazione Cassa di risparmio di Modena per la valorizzazione degli archivi storici di interesse locale, conservati in Archivio di Stato, presso comuni, Provincia e associazioni private del territorio modenese.
La progettazione e il successivo sviluppo del sistema informativo per la gestione e l'accesso alle risorse archivistiche regionali rappresentano il "riflesso" operativo o, per meglio dire, la traduzione digitale dell'attività di indagine e conoscenza negli archivi condotta dall'IBC insieme agli enti locali; un'attività che si è sedimentata, negli anni, in una varietà di progetti e specifiche realizzazioni, in una comunità di operatori e istituzioni, che è cresciuta intorno a questa attività, in una pratica metodologica e in una "sensibilità" di lavoro in cui quella comunità si è riconosciuta e si riconosce. È dal peso di questo passato che originano le richieste e gli obiettivi che guidano la fase di ideazione della soluzione tecnologica. Il progetto di IBC Archivi sul web è sviluppato come strumento e opportunità, mezzo e non fine, capace di migliorare l'efficacia operativa e la coesione della rete regionale degli istituti conservatori e degli archivi storici, tramite lo sviluppo progressivo di nuove funzionalità che si individuano di volta in volta come evolutive rispetto al percorso intrapreso per lo sviluppo del sistema.
Un passaggio ineludibile di questo work in progress sta nella valutazione dei risultati tangibili che si vanno delineando, appunto strada facendo. Alcuni dati e risultanze sono sintetizzati per questo dossier da Manuela Cristoni, Mirella Maria Plazzi e Francesca Ricci. Altri indicatori significativi sono desumibili dal sensibile aumento, nel triennio 2006-2009, delle richieste di interventi archivistici sui piani annuali regionali da parte degli enti locali, che corrispondono a una generale positiva tendenza all'incremento di iniziative da parte delle singole amministrazioni, vuoi per l'apertura di nuovi servizi, vuoi per l'adeguamento o allestimento di nuove sedi. È invece ancora prematura una seria valutazione dei dati sul comportamento e sulla consistenza dell'utenza. Pur in presenza di un positivo trend, per questa analisi sarà opportuno attendere i dati del prossimo triennio, quando CAStE-R sarà a regime e saranno stati completati il monitoraggio degli standard e obiettivi di qualità dei servizi fino al 2009 e l'importazione delle basi dati inventariali pregresse nel portale, così come lo sviluppo delle nuove funzionalità previste per il riuso delle basi dati, e per i tracciati descrittivi.
Su quest'ultimo punto, la prima delle nuove direttrici riguarda una più strutturata descrizione del contesto di produzione, che potrà costituire così un valido strumento di correlazione su scala nazionale, regionale e locale, con altri sistemi informativi archivistici e non (non ultimi i sistemi bibliotecari, museali e relativi ai beni architettonici e ambientali, realizzati dall'IBC stesso), una seconda direttrice è finalizzata alla valorizzazione delle funzioni di indicizzazione, e una terza è orientata a rendere accessibile, a partire dalle schede descrittive dei complessi documentari, la riproduzione digitale dei documenti. La sperimentazione in corso, condotta su fondi archivistici tra loro correlati ma conservati in istituti di diversa appartenenza istituzionale, intende fornire le basi per la redazione di linee guida finalizzate alla definizione di standard qualitativi e specifiche tecnico-operative per la riproduzione digitale dei materiali, e per l'individuazione dei principali fattori di indirizzo scientifico che possono qualificare un progetto di digitalizzazione.
Sono temi che qualificheranno anche in futuro l'apporto regionale al Sistema archivistico nazionale, che apre nuove importanti prospettive ai sistemi regionali e territoriali. Non meno impegnativo e ricco di nuove implicazioni anche per il sistema degli archivi storici tradizionali, si annuncia poi nella nostra regione lo sviluppo del progetto "PARER", con il quale la Regione, tramite l'IBC, sta per estendere le proprie funzioni alla conservazione degli archivi digitali, ampliando l'insieme dei servizi e delle infrastrutture per far fronte alle nuove esigenze conservative degli enti locali.
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