Rivista "IBC" XVIII, 2010, 4
biblioteche e archivi / media, progetti e realizzazioni, pubblicazioni
Sarà a breve pubblicata la guida all'Archivio storico della Provincia di Piacenza a cura della Soprintendenza archivistica per l'Emilia Romagna. Lo strumento è il risultato di un lungo intervento di descrizione del patrimonio documentario prodotto dall'Amministrazione provinciale nello svolgimento delle sue funzioni e attività, o raccolto dalla stessa in qualità di conservatore. Risale alla primavera del 2006, infatti, l'avvio della descrizione archivistica, realizzata inizialmente sotto forma di schedatura delle singole unità archivistiche, e successivamente migrata, strutturata, completata e rivista sulla piattaforma IBC-xDams.
Sono stati oggetto di descrizione, oltre all'Archivio storico della Provincia stessa (1860-1970, buste 915, registri 866, scatole 179, fascicoli 1553), anche i seguenti complessi archivistici aggregati:
· Archivio dell'Ufficio provinciale del lavoro (1949-1974, buste 28);
· Archivio dell'Azienda autonoma di soggiorno di Bobbio (1965-1987, buste 8, registri 10);
· Archivio del Comprensorio di Piacenza (1972-1986, buste 114);
· Archivio del Comprensorio Val d'Arda e Val d'Ongina (1971-1984, buste 76, rotoli 7);
· Archivio del Comprensorio Val Tidone e Val Luretta (1971-1985, buste 59);
· Archivio del Comitato provinciale caccia (1930-1981, buste 29, registri 96);
· Archivio del Comitato provinciale prezzi (1940-1997, buste 31);
· Archivio del Consorzio ligure-piacentino Trebbia Aveto (1925-1981, buste 73, rotoli 24, registri 12);
· Archivio del Consorzio volontario fra la Provincia e i Comuni montani per la manutenzione delle strade comunali (1955-1990, buste 78, registri 41);
· Archivio dell'Azienda di promozione turistica (1969-1995, buste 32);
· Archivio dell'Ente provinciale per il turismo (1936-1987, buste 53, registri 3);
· Archivio del Consorzio provinciale di pubblica lettura (1975-1997, buste 35, registri 23);
· Archivio del Consorzio del parco provinciale (1868-1967, buste 13, registri 21, volumi 1);
· Archivio cartografico dei Comprensori piacentini (senza data, rotoli 16);
· Archivio del Comitato provinciale dell'Opera nazionale maternità e infanzia (1925-1983, buste 212, registri 208).
La ricchezza e la varietà dei fondi raccolti e l'impegno descrittivo prolungato profuso sulle carte si situano, non a caso, in un contesto conservativo attento e concreto, dedito non solo alla mera salvaguardia della documentazione, ma a una sua più attiva (e quindi efficace) cura. Cura conservativa che nel tempo si è concretizzata nella scelta dei locali di deposito, nella costante frequentazione delle carte per la consultazione da parte di cittadini e ricercatori, nella selezione e scarto della documentazione non destinata alla conservazione permanente e, non ultimo, nella scelta di depositare quegli stessi fondi presso il locale Archivio di Stato.
Questa destinazione, ben lungi dall'essere un abbandono, realizza il ricongiungimento delle carte novecentesche con la più antica "sezione separata" dell'archivio provinciale, già ivi depositata nel 1983, e riconosce nell'istituto di conservazione cittadino un luogo privilegiato per la valorizzazione della memoria della città e del suo territorio. L'Archivio di Stato di Piacenza conserva, infatti, oltre ai più consueti fondi di pertinenza statale, anche l'Archivio storico del Comune e delle locali magistrature preunitarie, e pertanto si candida a essere un punto di accesso privilegiato per la ricerca sulle fonti locali e per la promozione della conoscenza della storia del territorio piacentino.
Anche le operazione di deposito della documentazione nell'Archivio di Stato si sono giovate dello sforzo descrittivo sostenuto dal personale dell'Amministrazione provinciale: la conoscenza delle carte e un preciso riscontro inventariale e topografico, infatti, oltre a essere un indispensabile strumento per il reperimento, la fruizione e, in generale, la gestione corrente della documentazione, si sono dimostrati un valido mezzo di controllo (cartaceo e informatizzato) nelle fasi operative di trasferimento dei complessi archivistici.
Dalla fine del 2008, dopo la prima fase di lavoro realizzata tramite il software Sesamo, la Provincia di Piacenza ha scelto di utilizzare la piattaforma IBC-xDams per proseguire i lavori di inventariazione dell'archivio.
Questa decisione perveniva in un momento in cui la piattaforma applicativa iniziava ad arricchirsi di informazioni e contenuti: erano infatti già presenti sulla piattaforma numerose descrizioni, risultato, in prima istanza, dei lavori di inventariazione effettuati tramite gli interventi diretti realizzati dall'Istituto per i beni artistici, culturali e naturali (IBC) nell'ambito degli annuali piani bibliotecari. Cresceva, inoltre, la consapevolezza delle potenzialità derivanti dall'indirizzo regionale (maturato nell'alveo del mandato istituzionale riconosciuto all'IBC dalla Legge regionale 18-2000): tra queste potenzialità c'era quella di offrire a titolo non oneroso alle altre amministrazioni del territorio emiliano-romagnolo l'utilizzo di uno strumento specifico, condiviso e in costante miglioramento funzionale, per la descrizione di complessi archivistici e soggetti produttori d'archivio.
Nella scelta di una piattaforma applicativa partecipata veniva riconosciuta, infatti, l'opportunità non tanto di utilizzare un particolare software, quanto di aderire a un sistema informativo regionale che - accanto al già diffuso CASt-ER (il censimento dei soggetti conservatori d'archivio storico, del loro patrimonio e dei servizi, al cui aggiornamento annuale cooperano enti locali e istituzioni del territorio emiliano-romagnolo) - propone un ambiente di lavoro back-office comune, linee guida e manualistica per l'applicazione degli standard internazionali di descrizione archivistica, una formazione periodica per archivisti e funzionari, e un supporto tecnico-scientifico specifico per ogni singolo intervento descrittivo.
La Provincia di Piacenza fu senz'altro tra i primi enti locali a compiere questa scelta di adesione. Giova ricordare che, successivamente, questo esempio è stato seguito da altre amministrazioni provinciali: la Provincia di Reggio Emilia ha infatti utilizzato la piattaforma IBC-xDams per realizzare una ricognizione della documentazione conservata presso i propri depositi e utilizzerà queste informazioni come base conoscitiva per la realizzazione di un inventario delle carte; la Provincia di Modena ha invece curato l'inventariazione di una parte del proprio archivio (la serie "Atti relativi agli assistiti psichiatrici") nell'ambito di "ArchiviaMo" (il progetto di valorizzazione degli archivi storici del territorio modenese, realizzato quasi integralmente sul sistema applicativo IBC-xDams).
La pluralità dei soggetti che popolano la piattaforma, e la conseguente varietà delle descrizioni archivistiche che la implementano, fanno sì che si differenzi l'offerta informativa disponibile, e che si stringano nuovi legami tra le diverse realtà archivistiche locali.
Per la Provincia di Piacenza scegliere di realizzare l'inventario del proprio archivio con tale applicativo ha rappresentato la possibilità di un concreto salto di qualità, sotto diversi aspetti. Da un punto di vista strettamente tecnologico, il programma per l'inventariazione precedentemente utilizzato, seppure apprezzabile per molti motivi, non aveva la possibilità di essere utilizzato sul web e pagava lo scotto di una ormai prolungata carenza di assistenza tecnica. Per quanto concerne, invece, le problematiche di tipo più squisitamente descrittivo, questa esperienza avviava la possibilità di una condivisione trasversale delle scelte inventariali e l'opportunità di confrontarsi con altre realtà simili, almeno sotto il profilo istituzionale. Infine, in riferimento all'esigenza di valorizzazione dei fondi archivistici conservati, la scelta di un applicativo basato sul linguaggio di marcatura XML, poteva favorire la disponibilità dei dati descrittivi e una loro più agevole pubblicazione sul web.
Il lavoro sulle carte dell'Amministrazione provinciale di Piacenza si è venuto modellando nel corso dell'intervento archivistico grazie agli apporti delle diverse istituzioni che hanno collaborato alla realizzazione di questa iniziativa. Il confronto continuo e frequente tra gli operatori coinvolti, ciascuno con il proprio ruolo istituzionale e le sue competenze professionali, è stato favorito dall'utilizzo di una piattaforma web based in grado di supportare tecnologicamente la concreta e fattiva collaborazione necessaria: in loco, da parte del personale dell'Unità organizzativa Protocollo gestione flussi documentali e Archivi, l'esperienza ancora in divenire nella pratica descrittiva è stata efficacemente supportata dalla conoscenza dei fondi e dalla quotidiana e fisica frequentazione degli stessi, e la padronanza delle peculiarità degli archivi ha reso possibile la traduzione in pratica delle indicazioni fornite dalla Soprintendenza archivistica per l'Emilia Romagna; da remoto, Regesta.exe (fornitore dell'applicativo) ha potuto fornire puntualmente l'assistenza tecnico-informatica necessaria, e la Soprintendenza per i beni librari e documentari della Regione Emilia-Romagna ha potuto offrire un supporto scientifico per un uso coerente della piattaforma, per la distribuzione delle informazioni nei campi descrittivi nel rispetto degli standard internazionali di descrizione, e per una più efficace pubblicazione cartacea e sul web.
La Guida piacentina in corso di stampa presenterà la descrizione del fondo e delle serie documentarie gerarchicamente organizzate dell'Archivio storico della Provincia, nonché un'introduzione storico-archivistica ai complessi. La tradizionale pubblicazione cartacea sarà affiancata dalla contestuale pubblicazione on line - in IBC Archivi (Sistema informativo partecipato degli Archivi storici in Emilia-Romagna; archivi.ibc.regione.emilia-romagna.it) - della descrizione del fondo e delle serie documentarie di tutti fondi già conservati dall'Amministrazione provinciale, oggetto dell'intervento descrittivo e del trasferimento in Archivio di Stato.
Tale pubblicazione web offrirà un ampio ventaglio di possibilità di approfondimento per la conoscenza dei fondi: permetterà di integrare le informazioni relative ai complessi archivistici con le altre risorse presenti in IBC Archivi (per esempio, notizie sui soggetti produttori dei fondi, sul conservatore e sui servizi da quest'ultimo offerti agli utenti); favorirà le ricerche multiarchivio, rendendo possibile l'individuazione di chiavi di accesso trasversali in archivi di natura eterogenea e geograficamente diversificati; consentirà nel tempo di arricchire le informazioni già presentate con la descrizione più dettagliata di sottoserie e unità archivistiche.
Infine, attraverso il sistema informativo regionale IBC Archivi, l'IBC potrà fornire le descrizioni archivistiche prodotte dalla Provincia di Piacenza al Sistema archivistico nazionale (SAN), a cui esso partecipa al fine di veicolare a livello nazionale il portato informativo prodotto dagli enti e dalle istituzioni che operano sul territorio emiliano-romagnolo, ampliando così la diffusione e la fruizione dei dati pubblici raccolti a livello locale e regionale.
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