Rivista "IBC" XXVIII, 2020, 1
biblioteche e archivi / interventi
L’ Archivio storico della Regione Emilia-Romagna si è costituito oltre che con la produzione documentaria delle strutture afferenti alla Giunta regionale, relativa ad affari cessati da oltre un quarantennio a partire dalla nascita istituzionale della Regione nel 1970, cioè ora fino al 1980, con i fondi degli uffici periferici statali o di enti pubblici soppressi le cui funzioni sono nel tempo state trasferite o delegate alle Regioni e con gli archivi degli enti regionali estinti.
I fondi conservati sono quindi una fonte storica rilevante sia sulla gestione del territorio e il patrimonio edilizio che sulla condizione sociale anche in periodi antecedenti la nascita della Regione, soprattutto a partire dalla ricostruzione del secondo dopoguerra. Gli archivi conservati sono descritti in IBC archivi e i servizi offerti sono indicati in una pagina dedicata nei siti web regionali.
L’utenza dell’archivio regionale è rappresentata al momento soprattutto da professionisti operanti nel settore dell’edilizia (geometri, ingegneri, architetti) che ricercano, in particolare nei fondi dell’ex Genio Civile, documentazione storica a supporto di interventi di ristrutturazione del patrimonio edilizio o elementi di valutazione della situazione strutturale degli immobili partendo dai progetti originali delle opere.
Risulta evidente dal tipo di utenza dell’archivio la necessità di dare risposte in tempi rapidi alla stessa e quindi le grandi difficoltà derivate dalle chiusure dei servizi al pubblico imposte quest’anno dall’emergenza pandemica.
Questo anno di crisi si è inserito in una realtà che già dal 2018 ha dovuto fare i conti con lavori di adeguamento dei sistemi di sicurezza e di prevenzione incendi e di parziale ristrutturazione della sede principale che hanno comportato il trasferimento del personale e dei servizi al pubblico in altra sede sempre a San Giorgio di Piano. Si era posto quindi già da qualche tempo la necessità di organizzare in modo diverso le attività e cercare di garantire una continuità da un lato dei lavori interni di inventariazione e dall’altro dei servizi al pubblico in una fase di difficile accesso ai fondi documentari.
Paradossalmente la risposta alla crisi posta quest’anno dalla pandemia ha portato a sviluppare e meglio organizzare le attività che già presentavano delle criticità. In particolare, lo sviluppo dello smart working ha risolto alcune difficoltà di gestione degli spazi per il personale e ha consentito di dispiegare maggiormente l’utilizzo dei sistemi di comunicazione a distanza e di scambio documentale, già implementati dalla Regione proprio in previsione della diffusione di tale modalità di lavoro agile.
Si è da un lato perfezionato il lavoro a distanza di inventariazione con l’utilizzo della Piattaforma di rete xDams e dall’altro si è razionalizzata la gestione degli appuntamenti resi necessari dall’obbligo di contingentamento e distanziamento dell’utenza imposto dalle misure di contenimento dell’emergenza epidemica utilizzando al meglio gli attuali spazi nella sede secondaria, limitando l’accesso ad un unico utente alla volta in uno spazio adeguato vicino all’ingresso opportunamente separato dagli uffici e dai depositi. Si sono definite per tempo procedure operative per garantire la sicurezza e il contenimento del contagio e si è modulato l’orario di apertura per permettere di accogliere fino a tre utenti, nel caso di ricerche mirate a singole pratiche. Anche nei momenti di chiusura si è provveduto a fornire un elenco della documentazione da consultare per consentire in certi casi di sostituire la visita in archivio con una attività di digitalizzazione della documentazione di maggiore interesse. In tal modo si è riusciti a mantenere un certo livello di servizio e ad aprire all’utenza appena le norme lo hanno consentito riuscendo a soddisfare in tempi brevi tutte le richieste.
Nella prima fase di chiusura a causa della pandemia si è sviluppato comunque un lavoro di inventariazione, in particolare del fondo dell’ENAL, teso a poter rispondere a richieste di ricerca storica che nel mentre erano pervenute. Il lavoro è stato realizzato in modalità agile partendo dalla riproduzione digitale delle descrizioni contenute sui dorsi dei faldoni ed ha permesso di realizzare un primo strumento di corredo che è stato condiviso preventivamente con il ricercatore per indirizzare meglio la sua attività di ricerca al momento della riapertura. Si è anche svolta una attività di valorizzazione in rete dell’archivio pubblicando in rete una scheda descrittiva e un percorso con apparato fotografico all’interno del progetto “Genere, lavoro e cultura tecnica”.
Dal 2010 l’archivio regionale è gestito del Servizio Polo archivistico, che svolge anche l'attività di conservazione degli archivi digitali prodotti dalla Regione e dalle pubbliche amministrazioni dell’Emilia-Romagna e non solo.
L’esperienza di quest’anno si è quindi articolata su due piani: da un lato la complessità della gestione di un archivio tradizionale tra obblighi di chiusura e difficoltà di accesso fisico alle risorse documentali e dall’altro dalla continuità di crescita e sviluppo degli archivi digitali che non hanno di fatto subito interruzioni e problemi causati dalla pandemia, pur in certi casi trattandosi di archivi di enti situati in zone particolarmente colpite. Tali riflessioni sono state anche oggetti di due webinar organizzati con Formez sul tema “Smart working e gestione documentale”.
Si è quindi dimostrato che una gestione sempre più digitale, garantendo risorse condivise ed accessibili in remoto, ha permesso di meglio gestire queste situazioni di crisi proiettando soluzioni utili anche in futuro.
Quest’anno di crisi è stato utilizzato per razionalizzare le attività lavorative, attivandosi con creatività e intelligenza per cercare di mantenere e in certi casi anche migliorare l’organizzazione e la risposta all’utenza, avendo bene presente il ruolo di servizio essenziale alla società civile svolto dall’archivio per consentire un accesso alla documentazione sia per fini di ricerca storica che per fornire supporto documentale ad una serie di attività, quali quelle della progettazione edilizia e territoriale.
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